Nach der integrierten Portfolio-Betrachtung von Archer et al. gibt es drei übergeordnete Phasen (1. ganzheitliche, strategische Betrachtung, 2. Individuelle Projektbewertung, 3. Portfolio-Auswahl). Für jede Phasen schlagen Archer etal. zu beachtende Regeln vor. In der ersten Phase sollten folgende Regeln beachtet werden, um den Prozess möglichst effektiv zu gestalten (nach Archer etal., 1999):
• Regel 1: Strategische Entscheidungen in Bezug auf das Projekt Portfolio und dessen Budgetverteilungen sollten in einem ganzheitlichen Ansatz bewertet werden, der sowohl interne als auch externe Faktoren mit einbezieht, bevor das Portfolio ausgewählt wird.
• Regel 2: Ein Modell zur Auswahl von Projekten sollte flexibel genug sein, sodass Stakeholder vor der Auswahl bestimmte Auswahltechniken auswählen können, die für ein Portfolio am geeignetsten erscheinen für die Analyse von relevanten Daten.
• Regel 3:Um den Portfolio-Auswahl Prozess zu vereinfachen,sollte dieser in mehrere Stufen unterteilt werden, damit Entscheider einem logischen Pfad folgen können, welcher zu einer integrierten Abwägung der einzelnen Projekte führt, basierend auf evaluierten, theoretischen Modellen.
• Regel 4: Die Anwender des Modells sollten nicht mit unnötigen Daten überfordert werden, stattdessen sollten relevante Informationen dann abrufbar sein, wenn diese benötigt werden.
Folgende Regeln sind in der zweiten Phase zu beachten (nach ebd.):
• Regel 5: Es sollten einheitliche Kennzahlen entwickelt werden, welche separat für jedes Projekt angewendet werden können. Nur so kann ein verlässlicher Vergleich bei der Projektauswahl sichergestellt werden.
• Regel 6: Laufende Projekte, welche bereits entscheidende Meilensteine erreicht haben, sollten auf gleicher Ebene bewertet werden, wie neu aufgenommene Projekte. So kann ein umfassendes Portfolio gewählt werden, welches die verfügbaren Ressourcen in regelmäßigen Intervallen verteilt, unter Einbezug von (a) Projektabschluss oder -abbruch,(b)neuenProjektanträgen,(c)AnpassungenderStrategie,(d)Änderungen der Verfügbaren Ressourcen und (e) Änderungen im Unternehmensumfeld.
• Regel 7: Eine zu große Menge von zu evaluierenden Projekten kann die dazu benötigte Zeit und die Qualität der Entscheidungen negativ beeinflussen. Deshalb sollte eine Vorauswahl aufgrund von sorgfältig ausgewählten Kriterien getroffen werden, um unnötige Projekte schon vor dem eigentlichen Auswahlprozess zu eliminieren.
In der dritten Phase sind folgende Regeln zu beachten (nach Archer etal., 1999):
• Regel 8: Die Wechselwirkungen zwischen Projekten durch direkte Abhängigkeiten oder Ressourcenkonflikten muss bei der Portfolio-Auswahl betrachtet werden.
• Regel 9: Bei der Portfolio-Auswahl sollte die zeitabhängige Natur des Ressourcenverbrauchs von Projekten berücksichtigt werden.
• Regel 10:Den Entscheidungsträgern sollten interaktive Mechanismen zur Steuerung und übergreifenden von Portfolio-Auswahl zur Verfügung gestellt werden und sie sollten Rückmeldungen über die Folgen von auf Algorithmen basierender Änderungen erhalten.
• Regel 11: Die Projektportfolio-Auswahl muss für Gruppenentscheidungen anwendbar sein.